Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów

Archive for the ‘dokumentacja’ Category

Ten kto zajmuje się kwestami rachunkowymi w danej firmie zdaje sobie sprawę z tego, że istnieje kilka odmian faktur. Jedną z nich jest tak zwana faktura proforma online  jej można zobaczyć na różnych stronach internetowych zajmujących się tematyką rachunkowości i finansów. Na pierwszy rzut oka nie różni się ona niczym od zwykłej faktury, jaką wystawiamy klientom, kupującym nasze towary lub usługi. Poza nazwą, która widnieje na samej górze nie widać na niej żadnych cech, które mogłyby stanowić podstawę do stwierdzenia, że nie jest to klasyczna faktura. Niemniej jej znaczenie jest zupełnie inne. Nie jest ona księgowana, a więc jej moc jest tylko umowna. Taki dokument zawiera się jeszcze przed transakcją, a gdy płatność określonej sumy już wpłynie na konto sprzedającego, wówczas jest on zobowiązany do wypisania normalnej faktury, podlegającej ewidencji. Gdy interesujemy się tym zagadnieniem, przyda nam się wiedza o tym, jak wystawić fakturę proforma? Okazuje się, że jest to niezwykle proste. Jeśli zatem opanowaliśmy już sporządzenie zwykłych faktur, także i z tą nie będzie problemu. Posiadając program do fakturowania, zazwyczaj widnieją tam zakładki, które dotyczą innych rodzajów faktur. Dzięki temu zostaniemy poprowadzeni przez kolejne pola do wypełnienia z instruktażem znajdującym się w programie. Jeśli takiego nie ma, wystarczy znaleźć wzór takiej faktury i uzupełniać swój druk według niego. Zazwyczaj jednak programy, które pomagają tworzyć faktury mają takie funkcje, dzięki którym łatwo jest sporządzić samodzielnie taki dokument.

Z czasem gdy nasze przedsiębiorstwo nadal będzie rosło w siłę niezbędne może okazać się zatrudnienie księgowej na cały etat. Wiąże się to oczywiście z pewnymi kosztami gdyż zatrudnienie odpowiedniej osoby na stanowisko księgowej to spory koszt samego wynagrodzenia jak i też odpowiedniego wyposażenie jej stanowiska, co w niektórych firmach może stanowić problem. Mając jednak na względzie rozwój naszej firmy nie powinniśmy wpędzać się w tzw. pseudo oszczędzanie, które zaowocować może jeszcze większymi kosztami w przyszłości. Po prostu trzeba oszczędzać z rozsądkiem. Poza tym jeśli nasza firma rozrosła się już do tego poziomu to nie powinniśmy mieć problemu za opłaceniem takiej osoby.

Jeśli interesy nadal idą bardzo dobrze a nasze przedsiębiorstwo powoli przeradza się w coś na kształt korporacji to prawdopodobnie dalsze czytanie tego tekstu nie ma sensu gdyż będziemy mieli odpowiednich ludzi zajmujących się sprawami księgowymi. Jednakże dla celów teoretycznych może omówić takie przypadki. Zwykle w dużych korporacjach nie pracuje już jedna księgowa gdyż zakres pracy znacznie przekracza możliwości jednej osoby. Jest budowany cały dział księgowości, w którym zatrudnienie znajdują zarówno osoby doświadczone, które zajmują wyższe stanowiska jak i uczące się dopiero, które mogą pracować jako np. pomocnik księgowej lub fakturzysta dzięki czemu oszczędzamy nieco pieniędzy, które będzie można przeznaczyć na odpowiednie wyposażenie działu- który również będzie miał swoje potrzeby.

   Pomimo pewnych kosztów (choć nie za wysokich) przeniesienie prowadzenia księgowości do zewnętrznej firmy specjalizującej się w świadczeniu tego typu usług może nieść ze sobą znaczną poprawę w efektywności naszego przedsiębiorstwa. Wiąże się to głównie z lepszym przepływem dokumentacji, sprawniejszym obniżaniem podatku przez doświadczonych księgowych oraz, jak najbardziej, z zaoszczędzonym czasem samego przedsiębiorcy gdyż znaczna część spraw księgowych oraz około-urzędowych przeniesiona zostaje do biura rachunkowego. Takie rozwiązanie jest preferowane przez znaczną część rynku segmentu firm mały do średnich.

To jednak również nie musi być koniec rozwoju firmy- wręcz przeciwnie, wraz z zawieraniem umów międzynarodowych czy też wymiany towarów na terenie unii lub poza nią ilość dokumentacji oraz wiedzy potrzebnej do poprawnego księgowania rośnie. Jak zatem przedsiębiorcy radzą sobie z tym problemem?  W pewnym momencie usługi biura rachunkowego mogą stać się zbyt drogie w porównaniu do szybkości przerobu dokumentów. Większość biur liczy stawki od ilości dokumentów, które przez nie przepływają- wszystko jednak zależy jaką umowę mamy z biurem, być może będzie ono w stanie sprostać naszym potrzebom. Jeśli jednak nie będzie to kolejnym naturalnym krokiem będzie zatrudnienie odpowiedniej osoby z wykształcenie oraz doświadczeniem na stanowisko głównego księgowego. Często nie musi to być cały etat gdyż może wystarczyć jedynie parę godzin w tygodniu ale poświęconych całkowicie naszemu przedsiębiorstwu.

Częstą praktyką stosowaną przez młodych przedsiębiorców jest prowadzenie księgowości samodzielnie czy też przy pomocy narzędzi online. W obydwu wypadkach jest to po prostu samodzielne księgowanie jednakże w drugim przypadku odbywa się ono z pomocą odpowiednich narzędzi udostępnianych przez serwisy rachunkowości online. Narzędziami tymi są zwykle program do fakturowania, aplikacja do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz inne narzędzia służące do prowadzenia odpowiednich ewidencji oraz generowania potrzebnych dokumentów. Głównie są one udostępniane jako jedno narzędzie z wieloma funkcjami przy czym serwisy rachunkowości online różnią się nieco między sobą- oferują pewne funkcje, których możemy nie znaleźć u innych. Skutkuje to przymusem dokonania małej analizy tego typu oprogramowania pod kątem przydatności w naszym przedsiębiorstwie.

Jak to się ma jednak do rozwoju przedsiębiorstwa? Zasadnym jest korzystanie z takich form prowadzenia księgowości gdy nasze dochody nie są duże, oszczędności są wskazane a przede wszystkim wtedy gdy nasza firma nie jest duża i jesteśmy w stanie poradzić sobie z tą ilością dokumentacji. Pamiętajmy jednak że nasza firma niekoniecznie musi pozostać mikro przedsiębiorstwem na zawsze. Na skutek rozwoju naszej firmy możliwa będzie sytuacja gdy przestaniemy sobie radzić z dokumentacją lub też po prostu właściwym zarówno pod względem finansowym jak i merytorycznym będzie przeniesienie księgowania do biura rachunkowego.

Jeśli prowadzimy przedsiębiorstwie to z pewnością stosujemy odliczenia podatkowe, musimy jednak pamiętać, że nie wszystkie koszta można odliczyć oraz że co do kosztów kwalifikowanych jako koszta uzyskania przychodów są nałożone również pewne ustawowe limity. Co zatem nie może stanowić kosztów uzyskania przychodów a zatem nie może również zostać odliczone od podatku naliczonego? Przykładem takich czynności gospodarczych jest nabywany import usług, co do których zachodzi sytuacja gdzie zapłata należności jest wykonywana bezpośrednio lub pośrednio na rzecz danej jednostki, której siedzibą jest jeden z krajów wymienionych w odpowiednim załączniku ustawy o VAT. Przykładem takiego kraju są Zjednoczone Emiraty Arabskie. Co to oznacza? Otóż jeśli opłatę za tego typu import usług uiszczamy bezpośrednio do omawianej jednostki lub też pośrednio do jednostki współpracującą na rzecz omawianego podmiotu to kwota ta nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów i nie może zostać odliczona od podatku. Nadmienić należy również iż przepisy te dotyczą jedynie importu usług z krajów wymienionych w załączniku- oznacza to że import towarów ze Zjednoczonych Emiratów Arabskich oraz innych krajów z listy może być legalnie uznany za koszt uzyskania przychodów. Ograniczenia podobne do tego istnieją również w innych segmentach działalności polskich przedsiębiorstw zatem wskazane jest zapoznanie się z ustawowymi szczegółami oraz innymi przypadkami lub też zasięgnięcie porady doradcy podatkowego bądź innej osoby posiadającej odpowiednią wiedzą potwierdzoną uprawnieniami.

Kto ma obowiązek wystawiania faktury VAT, w jakich przypadkach można jej nie wystawiać? To pytania, które nurtują wiele tysięcy osób. Jak się okazuje, obowiązek wystawiania faktury VAT mają przede wszystkim czynni podatnicy, którzy sprzedają towary bądź też świadczą usługi innym przedsiębiorcom. Ponadto wystawiając taki dokument muszą oni pamiętać o tym, że powinien być on opatrzony wyrazami faktura VAT. W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczych faktura VAT wystawiana jest na życzenie nabywcy. Ponadto oprócz faktury VAT dokumentującej sprzedaż, czynni podatnicy zobowiązani są również do wystawiania innych rodzajów faktur VAT, w tym m.in. do wystawiania wewnętrznych faktur VAT, które dokumentują wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Teraz zapewne w Twojej głowie powstaje pytanie, a co z pozostałymi podatnikami, czy oni też muszą wystawiać fakturę VAT. Okazuje się, że podatnicy niezobowiązani do wystawiania faktur, tj. przede wszystkim osoby zwolnione podmiotowo w miejsce faktur mają obowiązek wystawiania w miejsce faktur, rachunek na żądanie, tj., wtedy, kiedy kupujący sobie tego zażyczy. Co ciekawe, owe zarządzenie obowiązuje bez względu na to, czy nabywca jest przedsiębiorcą, czy też nie.  Jednak ten obowiązek wygasa z upływem trzech miesięcy od momentu sprzedaży i po jego upływie nabywca nie ma prawa domagania się rachunku. Jak więc widać bez względu na to czy jesteśmy czynnymi podatnikami czy też nie, sprzedając lub świadcząc usługę powinniśmy zaproponować naszemu klientowi wystawienie rachunku lub faktury, albowiem tego wymaga obowiązujące prawo.

Czynni podatnicy podatku od towarów i usług muszą prowadzić ewidencję VAT. Czy jest taki rejestr i co musi zawierać? Rejestr jest dokumentem, w którym rejestruje się wszystkie zakupy oraz sprzedaże VAT, a jego głównym celem jest obliczenie wartości podatku VAT, jaki przedsiębiorca musi zapłacić lub odliczyć sobie w końcowym rozrachunku. Przedsiębiorca może samodzielnie zaplanować sobie taki rejestr. Ustawodawca nie narzuca konkretnej formy. Wymaga jedynie, aby był on przejrzysty i pozwalał na uszeregowanie transakcji według wysokości podatku VAT. Rejestr powinien zawierać kwotę podatku, którą trzeba wpłacić do urzędu lub jeżeli nastąpiła nadpłata podatku VAT- kwotę, jaką urząd ma zwrócić przedsiębiorcy. Ponadto musi zawierać podstawowe dane pozwalające zidentyfikować przedsiębiorcę, wysokości podatku należnego, zestawienie transakcji wraz z wyszczególnieniem wartości podatku VAT w poszczególnych operacjach gospodarczych. W przypadku operacji gospodarczych prowadzonych poza Polską, przedsiębiorca może wykazywać je bez podatku VAT. W zależności od rodzaju działalności oraz jej skali wymagane jest prowadzenie co najmniej jednego rejestru podatku VAT. W przypadku transakcji z podmiotami z krajów Unii Europejskiej wymagane jest prowadzenie ewidencji wewnątrzwspólnotowej dostawy i nabycia towarów. Gdy przedsiębiorstwo zawiera transakcje poza Unią Europejską musi prowadzić osobny rejestr dla tychże operacji. Prowadzenie rejestru nie jest sprawą prostą, dlatego też zajmują się tym specjaliści w postaci księgowych.

Jednym z podstawowych obowiązków księgowego jest prowadzenie odpowiedniej księgi przychodów i rozchodów. Zasada założenia owej księgi nie należy do najprostszych, zasady związane z jej założeniem są dość skomplikowane. Jakie czynności należy, więc wykonać przed rozpoczęciem prowadzenia owej księgi?. Po pierwsze i najważniejsze takowa księga powinna być zakładana na początku roku kalendarzowego lub w dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Po podjęciu decyzji o prowadzeniu takowej, że księgi obowiązkiem przedsiębiorcy jest w przeciągu dwudziestu dni poinformowanie o tym odpowiedniego urzędu skarbowego. Zazwyczaj w urzędach przygotowywane są odpowiednie druki, które należy wypełnić i przedłożyć odpowiedniemu organowi. Prowadząc księgę przychodów i rozchodów należy pamiętać jednak o kilku podstawowych zasadach. Po pierwsze o tym, że każda zmiana biura prowadzącego księgę, zmiana siedziby czy też zmiana formy opodatkowania powinna być zgłoszona w odpowiednim urzędzie. Ponadto podjęcie decyzji o prowadzeniu odpowiedniej księgi powinno zostać przedstawione odpowiedniemu biuru w formie pisemnej. Co się tyczy prowadzenia ksiąg przez wszelkiego rodzaju spółki cywilne, jawne czy też partnerskie, to obowiązkiem każdej osoby fizycznej należącej do tej spółki, jest przedstawienie odpowiedniego wniosku w urzędzie skarbowym zgodnym z miejscem zamieszkania wspólnika. Z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów związanych jest wiele skomplikowanych czynności urzędowych, czynności, które najlepiej powierzyć osobom posiadającym odpowiednie kompetencje. W końcu w prowadzeniu finansów liczy się przede wszystkim porządek.

Co to jest, podatek VAT,  faktura VAT, kto ją wystawia, z czego się ona składa, etc.? To podstawowe pytania, na które odpowiedzieć powinni sobie wszyscy przedsiębiorcy, którzy decydują się na założenie własnej działalności. Otóż, Po pierwsze podatek VAT z angielskiego VAlue Adde Tax, w swojej podstawowej formie, to szczególna odmiana wielofazowego podatku przychodowego, który jest skonstruowany na zasadzie wykluczenia z podstawy wymiaru podatku obrotów, które były już opodatkowane we wcześniejszych fazach produkcji i wymiany. Natomiast faktura VAT, to szczególny rodzaj faktury, faktury, którą wystawiają płatnicy podatku VAT. Każda wystawiana faktura VAT powinna składać się z takich podstawowych elementów jak: adres sprzedawcy i nadawcy łącznie z ich numerami NIP, daty wystawienia dokumentu, nazwy i numeru kolejnej faktury, opisu towaru, wartość danej transakcji. Ponadto należy pamiętać, że musi być ona sporządzona w dwóch egzemplarzach, tj. kopii i oryginału. Co ciekawe, dziś w świecie rozwoju techniki, globalizacji i komputeryzacji owa faktura może być wystawiona oprócz tradycyjnej metody papierowej również i w postaci elektronicznej, ale tylko w określonych przypadkach. Dla ułatwienia pracy wielu przedsiębiorcom z dnia na dzień powstaje coraz więcej programów komputerowych, programów online, dzięki którym wystawienie odpowiedniej faktury zajmuje dosłownie kilka minut. Dzięki takiemu rozwojowi przedsiębiorca, księgowy mają więcej czasu na wypełnienie innych czynności, wykonanie innych działań. 

W natłoku zajęć, a także podczas sytuacji stresowych każdy może popełnić błąd. To samo dotyczy również przedsiębiorcy podczas wystawiania faktury. Faktura to bardzo ważny dokument księgowy, który podlega kontroli przez różne urzędy i zawsze musi zostać wystawiony prawidłowo. Jeżeli jednak zdarzy się pomyłka to ustawodawca przewiduje możliwość wystawienia faktury korygującej, która naprawia błąd w pierwotnej wersji faktury. Prawo polskie przewiduje kilka sytuacji, które uprawniają do wystawienia faktury korygującej. Jeżeli nabywca towaru lub usługi zwróci zapłacone zaliczki lub samego towaru z różnych powodów, sprzedający ma obowiązek przyjąć zwrot i wystawić fakturę korygującą. Faktura korygująca może być również wystawiona z powodu udzielenia rabatu lub upustu na wcześniej zakupione towary. Nastąpiła pomyłka podczas wystawiania faktury w postaci wpisania nieprawidłowej ceny, daty, podatku, stawce podatku lub innej pozycji na fakturze. Faktura korygująca również musi zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach, a oryginał musi trafić do kupującego. Sprzedający ma obowiązek przechowywać wystawione faktury i udostępniać je na każde uzasadnione wezwanie urzędu skarbowego lub innego uprawnionego do kontroli przedsiębiorstwa urzędu. Jeżeli przedsiębiorca popełnił błąd w fakturze korygującej to ma możliwość jej anulowania. Jeżeli faktura korygująca zawiera znaczące błędy, które nie zostały zauważone przez sprzedającego, to grozi mu wysoka kara grzywny, gdyż traktowane jest to jako przestępstwo skarbowe.