Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów

Archive for the ‘księgowość’ Category

Jak powinien wyglądać rachunek by sprawiał profesjonalne wrażenie. Wszyscy wystawiający rachunki dobrze zdają sobie sprawę z tego że ich profesjonalizm jest oceniany po tym jak wygląda sam rachunek. Powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy oraz być czytelny i możliwie estetyczny.

Dlatego też mało kto obecnie decyduje się na generowanie rachunku w edytorze Excel, znacznie lepszy efekt osiągnie się sięgając po druk rachunku który dostępny jest na stornach portali i serwisów dla przedsiębiorców oraz osób nie prowadzących działalności gospodarczej ale osiągających przychody z tytułu najmu, umów o dzieło albo zlecenia. Elektroniczny formularz można wypełnić online wydrukować i wysłać pocztą do odbiorcy rachunku albo skorzystać z jeszcze szybszego rozwiązania. Jak serwis rachunkowości w którym można dowolnie zarządzać generowanymi rachunkami, wysyłać je , rozliczać, generować nowe wzory szybko i prosto przy całkowitej pewności co do ich poprawności i jakości.

Liczy się również to iż ściągnięty z serwisu darmowy druk rachunek jest edytowalny i można go odpowiednio przerobić dodając logo przedsiębiorstwa jeżeli wystawca prowadzi działalność albo też stopkę w przypadku osób prywatnych. Skomponowany i zapisany w systemie rachunek dostępny jest w każdym momencie i z każdego komputera podłączonego do sieci internetowej dzięki czemu faktycznie wystawianie rachunków staje się proste. Stąd serwis online to propozycja dla każdego bez względu jak często i jakie rachunki wystawia.

       Pierwszą ważną decyzją jaką należy podjąć zastanawiając się jak prowadzić księgowość będzie kwestia podatku VAT. Aby zarejestrować firmę jako płatnika VAT wystarczy złożyć formularz VAT- R. Będąc płatnikiem VAT do cen usług konieczne jest doliczanie podatku będącego procentem naliczanym według podanych stawek dla konkretnych usług.

Każda nowa firma podlega zwolnieniu z płacenia podatku VAT a jedyny wyjątek jest wówczas gdy przedsiębiorstwo w ciągu roku uzyska przychód większy niż 40 000 zł. W przypadku firmy która została zarejestrowana w środku roku kalendarzowego od sumy 40 000 zł należy wyliczyć proporcjonalną część odpowiadającą pozostałej części roku do jego zakończenia. Niektóre rodzaje działalności są wykluczone ze zwolnienia z płacenia VAT-u.

Będąc jednak płatnikiem VAT i tym samym mając wyższe ceny za nasze usługi mamy jednak możliwość odliczania podatku za zakupy towarów które służą do uzyskania przychodu i są niezbędne dla firmy. Podjęcie decyzji o zarejestrowaniu się może mieć kolosalne znaczenie gdyż w tym wypadku może się okazać że będzie to o wiele korzystniejsze i bardziej ekonomiczne.

Ważne jest też, że większość firm preferuje sprzedawców którzy wystawiają faktury VAT gdyż w tym wypadku to one mogą odliczyć sobie podatek VAT. Natomiast odbiorcy indywidualni nie są w stanie odzyskać podatku VAT ponosząc go na pewno preferować będą tych którzy nie są VAT- owcami. Jest to spowodowane tym, że ich ceny są znacznie niższe.

Z czasem gdy nasze przedsiębiorstwo nadal będzie rosło w siłę niezbędne może okazać się zatrudnienie księgowej na cały etat. Wiąże się to oczywiście z pewnymi kosztami gdyż zatrudnienie odpowiedniej osoby na stanowisko księgowej to spory koszt samego wynagrodzenia jak i też odpowiedniego wyposażenie jej stanowiska, co w niektórych firmach może stanowić problem. Mając jednak na względzie rozwój naszej firmy nie powinniśmy wpędzać się w tzw. pseudo oszczędzanie, które zaowocować może jeszcze większymi kosztami w przyszłości. Po prostu trzeba oszczędzać z rozsądkiem. Poza tym jeśli nasza firma rozrosła się już do tego poziomu to nie powinniśmy mieć problemu za opłaceniem takiej osoby.

Jeśli interesy nadal idą bardzo dobrze a nasze przedsiębiorstwo powoli przeradza się w coś na kształt korporacji to prawdopodobnie dalsze czytanie tego tekstu nie ma sensu gdyż będziemy mieli odpowiednich ludzi zajmujących się sprawami księgowymi. Jednakże dla celów teoretycznych może omówić takie przypadki. Zwykle w dużych korporacjach nie pracuje już jedna księgowa gdyż zakres pracy znacznie przekracza możliwości jednej osoby. Jest budowany cały dział księgowości, w którym zatrudnienie znajdują zarówno osoby doświadczone, które zajmują wyższe stanowiska jak i uczące się dopiero, które mogą pracować jako np. pomocnik księgowej lub fakturzysta dzięki czemu oszczędzamy nieco pieniędzy, które będzie można przeznaczyć na odpowiednie wyposażenie działu- który również będzie miał swoje potrzeby.

   Pomimo pewnych kosztów (choć nie za wysokich) przeniesienie prowadzenia księgowości do zewnętrznej firmy specjalizującej się w świadczeniu tego typu usług może nieść ze sobą znaczną poprawę w efektywności naszego przedsiębiorstwa. Wiąże się to głównie z lepszym przepływem dokumentacji, sprawniejszym obniżaniem podatku przez doświadczonych księgowych oraz, jak najbardziej, z zaoszczędzonym czasem samego przedsiębiorcy gdyż znaczna część spraw księgowych oraz około-urzędowych przeniesiona zostaje do biura rachunkowego. Takie rozwiązanie jest preferowane przez znaczną część rynku segmentu firm mały do średnich.

To jednak również nie musi być koniec rozwoju firmy- wręcz przeciwnie, wraz z zawieraniem umów międzynarodowych czy też wymiany towarów na terenie unii lub poza nią ilość dokumentacji oraz wiedzy potrzebnej do poprawnego księgowania rośnie. Jak zatem przedsiębiorcy radzą sobie z tym problemem?  W pewnym momencie usługi biura rachunkowego mogą stać się zbyt drogie w porównaniu do szybkości przerobu dokumentów. Większość biur liczy stawki od ilości dokumentów, które przez nie przepływają- wszystko jednak zależy jaką umowę mamy z biurem, być może będzie ono w stanie sprostać naszym potrzebom. Jeśli jednak nie będzie to kolejnym naturalnym krokiem będzie zatrudnienie odpowiedniej osoby z wykształcenie oraz doświadczeniem na stanowisko głównego księgowego. Często nie musi to być cały etat gdyż może wystarczyć jedynie parę godzin w tygodniu ale poświęconych całkowicie naszemu przedsiębiorstwu.

Częstą praktyką stosowaną przez młodych przedsiębiorców jest prowadzenie księgowości samodzielnie czy też przy pomocy narzędzi online. W obydwu wypadkach jest to po prostu samodzielne księgowanie jednakże w drugim przypadku odbywa się ono z pomocą odpowiednich narzędzi udostępnianych przez serwisy rachunkowości online. Narzędziami tymi są zwykle program do fakturowania, aplikacja do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz inne narzędzia służące do prowadzenia odpowiednich ewidencji oraz generowania potrzebnych dokumentów. Głównie są one udostępniane jako jedno narzędzie z wieloma funkcjami przy czym serwisy rachunkowości online różnią się nieco między sobą- oferują pewne funkcje, których możemy nie znaleźć u innych. Skutkuje to przymusem dokonania małej analizy tego typu oprogramowania pod kątem przydatności w naszym przedsiębiorstwie.

Jak to się ma jednak do rozwoju przedsiębiorstwa? Zasadnym jest korzystanie z takich form prowadzenia księgowości gdy nasze dochody nie są duże, oszczędności są wskazane a przede wszystkim wtedy gdy nasza firma nie jest duża i jesteśmy w stanie poradzić sobie z tą ilością dokumentacji. Pamiętajmy jednak że nasza firma niekoniecznie musi pozostać mikro przedsiębiorstwem na zawsze. Na skutek rozwoju naszej firmy możliwa będzie sytuacja gdy przestaniemy sobie radzić z dokumentacją lub też po prostu właściwym zarówno pod względem finansowym jak i merytorycznym będzie przeniesienie księgowania do biura rachunkowego.

Jeśli prowadzimy przedsiębiorstwie to z pewnością stosujemy odliczenia podatkowe, musimy jednak pamiętać, że nie wszystkie koszta można odliczyć oraz że co do kosztów kwalifikowanych jako koszta uzyskania przychodów są nałożone również pewne ustawowe limity. Co zatem nie może stanowić kosztów uzyskania przychodów a zatem nie może również zostać odliczone od podatku naliczonego? Przykładem takich czynności gospodarczych jest nabywany import usług, co do których zachodzi sytuacja gdzie zapłata należności jest wykonywana bezpośrednio lub pośrednio na rzecz danej jednostki, której siedzibą jest jeden z krajów wymienionych w odpowiednim załączniku ustawy o VAT. Przykładem takiego kraju są Zjednoczone Emiraty Arabskie. Co to oznacza? Otóż jeśli opłatę za tego typu import usług uiszczamy bezpośrednio do omawianej jednostki lub też pośrednio do jednostki współpracującą na rzecz omawianego podmiotu to kwota ta nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów i nie może zostać odliczona od podatku. Nadmienić należy również iż przepisy te dotyczą jedynie importu usług z krajów wymienionych w załączniku- oznacza to że import towarów ze Zjednoczonych Emiratów Arabskich oraz innych krajów z listy może być legalnie uznany za koszt uzyskania przychodów. Ograniczenia podobne do tego istnieją również w innych segmentach działalności polskich przedsiębiorstw zatem wskazane jest zapoznanie się z ustawowymi szczegółami oraz innymi przypadkami lub też zasięgnięcie porady doradcy podatkowego bądź innej osoby posiadającej odpowiednią wiedzą potwierdzoną uprawnieniami.

Faktura to dokument handlowy, który rejestruje operację gospodarczą między dwoma kontrahentami. Warunki oraz szczegółowe zasady korzystania i wystawiania faktur określa specjalna ustawa o podatku od towarów i usług. Istnieje kilka rodzajów faktur. Najbardziej popularną fakturą jest tak zwana faktura VAT marża. Jest to jednocześnie bardzo prosta faktura, która nie wymaga podania większości danych, jakich wymaga zwykła faktura. Na fakturze marża nie trzeba podawać wartości sprzedaży netto, kwoty podatku, stawki podatku czy też ceny netto. Do wystawiania tego rodzaju faktur uprawnione są podmioty rozliczające się za pomocą procedury marża, czyli na przykład biura turystyczne, jak i handlarze rzeczami używanymi. Drugim rodzajem faktury jest faktura zaliczkowa. Potwierdza ona opłacenie całości lub części towarów/usług przed ich dostarczeniem/wykonaniem. Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż w ciągu siedmiu dni od otrzymania przez sprzedawcę zaliczki. Na tej fakturze podatnicy nie muszą wykazywać swojej marży. Na koniec procesu sprzedaży, gdy wystąpiła zaliczka lub zadatek sprzedawca wystawia fakturę końcową, która uwzględnia wszystkie poprzednie faktury związane z tą transakcją. Ostatnim rodzajem faktury jest faktura pro forma. Faktura tego rodzaju nie jest dokumentem księgowym. Sprzedawca najczęściej wystawia tą fakturę, aby nabywca mógł uregulować należność. Dopiero wtedy wystawia właściwą fakturę. W ten sposób unika płacenia podatku, w przypadku, gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą za usługi bądź towary.

Kto ma obowiązek wystawiania faktury VAT, w jakich przypadkach można jej nie wystawiać? To pytania, które nurtują wiele tysięcy osób. Jak się okazuje, obowiązek wystawiania faktury VAT mają przede wszystkim czynni podatnicy, którzy sprzedają towary bądź też świadczą usługi innym przedsiębiorcom. Ponadto wystawiając taki dokument muszą oni pamiętać o tym, że powinien być on opatrzony wyrazami faktura VAT. W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczych faktura VAT wystawiana jest na życzenie nabywcy. Ponadto oprócz faktury VAT dokumentującej sprzedaż, czynni podatnicy zobowiązani są również do wystawiania innych rodzajów faktur VAT, w tym m.in. do wystawiania wewnętrznych faktur VAT, które dokumentują wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Teraz zapewne w Twojej głowie powstaje pytanie, a co z pozostałymi podatnikami, czy oni też muszą wystawiać fakturę VAT. Okazuje się, że podatnicy niezobowiązani do wystawiania faktur, tj. przede wszystkim osoby zwolnione podmiotowo w miejsce faktur mają obowiązek wystawiania w miejsce faktur, rachunek na żądanie, tj., wtedy, kiedy kupujący sobie tego zażyczy. Co ciekawe, owe zarządzenie obowiązuje bez względu na to, czy nabywca jest przedsiębiorcą, czy też nie.  Jednak ten obowiązek wygasa z upływem trzech miesięcy od momentu sprzedaży i po jego upływie nabywca nie ma prawa domagania się rachunku. Jak więc widać bez względu na to czy jesteśmy czynnymi podatnikami czy też nie, sprzedając lub świadcząc usługę powinniśmy zaproponować naszemu klientowi wystawienie rachunku lub faktury, albowiem tego wymaga obowiązujące prawo.

Faktura to podstawowy dokument księgowy w każdym przedsiębiorstwie. Wystawiana jest ona w momencie przekazania towaru bądź usługi przez dostawcę. Jednak istnieje szczególna forma faktury – tak zwana faktura zaliczkowa. Faktury zaliczkowe wystawia się przed wydaniem towaru lub przed wykonaniem usługi przez sprzedawcę. W takim przypadku sprzedawca wymaga zapłacenia części lub nawet całości należnej kwoty w postaci zaliczki, przedpłaty lub też zadatku. Bardzo ważne dla sprzedawcy jest to, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zaliczki. Wystawianie faktur zaliczkowych, podobnie jak zwykłych faktur regulują przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Najważniejszą zasadą jest to, że należy ją wystawić maksymalnie siedem dni od momentu uregulowania przez kontrahenta zaliczki lub przedpłaty. W przeciwnym przypadku można narazić się na srogie kary i grzywny. Faktura zaliczkowa musi zawierać identyczne dane jak zwykła faktura, czyli dane o kontrahentach, numer porządkowy, daty i terminy zapłaty, a także towary jakie obejmuje. W przypadku zapłaty części należności, kolejne faktury wystawia się pomniejszając całkowitą wartość towaru o zapłacone już zaliczki i zadatki. Ostateczna faktura rozliczająca całe zamówienie powinna również zawierać numery faktur, które były wystawione wcześniej i były związane właśnie z tym zamówieniem. Faktura ostateczna nazywana jest fakturą końcową. Dzięki takiemu rozwiązaniu sprzedawca jest chociaż w części zabezpieczony finansowo przed ewentualnymi problemami z płatnościami ze strony kontrahenta.

Czynni podatnicy podatku od towarów i usług muszą prowadzić ewidencję VAT. Czy jest taki rejestr i co musi zawierać? Rejestr jest dokumentem, w którym rejestruje się wszystkie zakupy oraz sprzedaże VAT, a jego głównym celem jest obliczenie wartości podatku VAT, jaki przedsiębiorca musi zapłacić lub odliczyć sobie w końcowym rozrachunku. Przedsiębiorca może samodzielnie zaplanować sobie taki rejestr. Ustawodawca nie narzuca konkretnej formy. Wymaga jedynie, aby był on przejrzysty i pozwalał na uszeregowanie transakcji według wysokości podatku VAT. Rejestr powinien zawierać kwotę podatku, którą trzeba wpłacić do urzędu lub jeżeli nastąpiła nadpłata podatku VAT- kwotę, jaką urząd ma zwrócić przedsiębiorcy. Ponadto musi zawierać podstawowe dane pozwalające zidentyfikować przedsiębiorcę, wysokości podatku należnego, zestawienie transakcji wraz z wyszczególnieniem wartości podatku VAT w poszczególnych operacjach gospodarczych. W przypadku operacji gospodarczych prowadzonych poza Polską, przedsiębiorca może wykazywać je bez podatku VAT. W zależności od rodzaju działalności oraz jej skali wymagane jest prowadzenie co najmniej jednego rejestru podatku VAT. W przypadku transakcji z podmiotami z krajów Unii Europejskiej wymagane jest prowadzenie ewidencji wewnątrzwspólnotowej dostawy i nabycia towarów. Gdy przedsiębiorstwo zawiera transakcje poza Unią Europejską musi prowadzić osobny rejestr dla tychże operacji. Prowadzenie rejestru nie jest sprawą prostą, dlatego też zajmują się tym specjaliści w postaci księgowych.